การจัดการระเบียนในเมือง – ใช่หรือไม่?
“การจัดการระเบียนคือรู้ว่าสิ่งที่คุณมีและที่ที่คุณมีมันและระยะเวลาที่คุณจะต้องเก็บมัน”
บางครั้งคนที่ไม่เข้าใจสิ่งที่บันทึกการจัดการเป็นเรื่องเกี่ยวกับทั้งหมด – พวกเขาต้องการองค์กรของพวกเขาต้องการที่จะพบโดยไม่ต้องยุ่งยากใด ๆ ที่จะทำให้สิ่งที่ง่ายเรามีคำแนะนำนี้ซึ่งสวยมากควรล้างความเข้าใจผิดของคุณ
เมืองไอทีชั้นนำรายชื่อเมื่อมันมาถึงการจัดตั้งธุรกิจ เหล่านี้ Fortune 500 บริษัท มีความอุดมสมบูรณ์ของสำเนาเอกสารทางกายภาพของ เอกสารเหล่านี้กินพื้นที่สำนักงานและขัดขวางการผลิตงาน วิธีการแก้ปัญหานี้คือการปลูกฝังระบบการจัดการระเบียน
การจัดการระเบียนเป็นบริการที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการจัดเก็บและการจัดการเอกสารที่มักจะอยู่ในกล่องกระดาษแข็ง บริษัท เหล่านี้มีความปลอดภัยและคลังสินค้าระบบคั้นแข็งแรงดังนั้นกล่องสามารถซ้อนกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาบาร์โค้ดทุกช่องเพื่อให้คุณสามารถติดตามได้ในฐานข้อมูลกลาง นี้จะช่วยให้ลูกค้าที่จะได้รับจากการจัดเก็บรายการทั้งหมดภายในไม่กี่คลิก ลูกค้าเพียงแค่ต้องการที่จะเลือกเวลาและวันที่ส่งมอบ
นี่คือลักษณะที่ข้อดีและข้อเสียของการจัดการระเบียน
การรักษาความปลอดภัย
เมื่อเลือก บริษัท ที่เกี่ยวข้องในการจัดการระเบียน; หนึ่งต้องทำการตรวจสอบสุขอนามัยขั้นพื้นฐาน ดังนั้นสิ่งหนึ่งไม่ได้มองหา? สิ่งอำนวยความสะดวกควรจะมีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย 24/7 และระบบกล้องวงจรปิด จุดที่สองเป็นเพราะหนึ่งคือการจัดเก็บเอกสารสำคัญการควบคุมสภาพภูมิอากาศเป็นหลักเพื่อให้เอกสารที่ไม่ได้รับความเสียหายด้วยเวลา เพราะไม่ได้รับอนุญาตภายในห้องพัก, ห้องดูสำหรับกล่องหรือเอกสารของคุณเป็นสิ่งจำเป็น
ค่าใช้จ่าย
มันทั้งหมดลงมาถึงนี้ แบบสอบถามเดียว วิธีการใหญ่ทั้งมันจะเผาไหม้ในกระเป๋า? พื้นที่เป็นพรีเมี่ยมทั่วทุกมุมโลก ดังนั้นการกำหนดราคาจะสูงชันเพื่อตรวจสอบว่า แต่ก็เป็นที่ถูกกว่าที่จะใช้บริการของการจัดการระเบียนสำหรับการจัดเก็บเอกสาร บริษัท บางอย่างให้คุณในราคาโดยพื้นที่ที่คุณใช้หรือจำนวนของกล่องที่ใช้หรือการรวมกันของทั้งจำทั้งปรับ ที่ดีที่สุดคือมักจะใช้พื้นที่เพิ่มขึ้นเล็กน้อยเพราะคุณไม่เคยรู้ว่าเมื่อพื้นที่เก็บข้อมูลจะเพิ่มขึ้นหรือลดลง บริษัท เป็นปกติมีความยืดหยุ่นในแง่ที่ว่า
สิ่งแวดล้อม
เมื่อเก็บเอกสาร, การสูญเสียของความเสียหายทางกายภาพหรือเอกสารผุเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ดังนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาที่ผ่านมาเอกสารที่เป็นกระดาษควรนึกคิดถูกเก็บไว้ในอุณหภูมิเย็นโดยไม่ต้องมีความชื้นมากและมีระบบระบายอากาศที่เหมาะสมในสถานที่ หนึ่งยังควรตรวจสอบการป้องกันของเอกสารกับภัยพิบัติทางธรรมชาติเช่นน้ำท่วมไฟไหม้หรืออื่น ๆ สุดท้ายหนึ่งต้องการที่จะตรวจสอบว่าสถานที่มียกพื้น นี้จะช่วยให้เอกสารจากการเปียก / ชื้นและลดความเสี่ยงของความเสียหาย
ความสะดวกสบาย
การจัดการระเบียนถูกออกแบบมาจึงจะเป็นทางออกที่ง่ายและสะดวก ไปเป็นวันที่เมื่อคุณถูก hassled ของเอกสารการเรียกและไฟล์ รับโทรศัพท์หรือไปออนไลน์และได้รับกล่องที่จัดส่งที่หน้าประตู
เราหวังว่าส่วนใหญ่ของคำถามของคุณได้รับการตอบ การจัดการบันทึกโซ่ตรวนออกรอยยับที่องค์กรต้องทนทุกข์ทรมานจากปีที่ผ่านมา